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2021年11月1日 働く環境 ~WEB会議の工夫~長谷川 友香

オフィス環境

私たちの働き方は大きく変化し、WEB会議が広く定着しつつあります。
このような働き方の変化の中で、半個室やフリースペースでのWEB会議が増加しています。
皆さんのオフィスでも、音漏れの少ない会議室や個別ブースの利用頻度が高くなり、オープンスペースを活用したWEB会議が行われている様子を目にする機会も増えているのではないでしょうか?

とはいえ、WEB会議用に個室を増設することはなかなか難しいというお客様も多くいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、WEB会議の増加に伴い、「今あるスペースを有効活用したい」「運用やルールの見直しを検討したい」といった方むけに、弊社で実践している取り組みや、すぐに実践頂ける工夫をご紹介します。

スペースを有効活用するアイデア

■ WEBブース・エリアの拡充
弊社のオフィスには、元々個室の会議室が4部屋(大×1、小×3)ありましたが、WEB会議を行う社員が増えたことで、WEB会議を実施出来るエリアを拡充しました。
天井まで仕切られた個室を増やすことは、スペースとコスト的にも難しかったため、吸音効果のあるローパーティションで区切った個別ブースや、複数人でミーティング出来るファミレスブース席を設けるなど、目的や人数に合わせて選択できるような設えを整備しました。
個人的にはゆったりとリラックスして座ることができる、ファミレス席がお気に入りです。

ほどよくこもり感のある打ち合わせスペース(ファミレス席)

弊社の個別ブースは、元々倉庫だった場所をリニューアルしました。
ペーパーレスや断捨離を推進することで、今必要な設えを整備することもできますね。

倉庫の壁を活用したWEB会議ブース

また、元々対面の打合せや休憩スペースとして利用していたフリースペースも、WEB会議利用可とすることで「会議室が空いてないから打合せが出来ない」といった問題の緩和にも繋がりました。

■ 既存の席・エリアを活用する工夫
とはいえ、費用的にもスペース的にも個室や専用のエリアを作ることは難しいというお客様もいらっしゃるかと思います。
そういった際には、卓上型の吸音パネルの活用もおすすめします。当社では、吸音材を使用したブーススタンドを用意しており、フリースペースでWEB会議に参加したい時や集中したい時に利用しています。
折りたたむことでコンパクトに収納、持ち運びも出来るため、省スペースで活用することができます。

持ち運び可能な簡易パネル

運用・ルールのアイデア

■ WEB会議中の配慮を促す工夫
オープンミーティングスペースやフリースペースでWEB会議へ参加する際に、
「オフィス内の話し声や、隣の席で行なっているミーティングの音を拾ってしまった」
「ミーティング中と気づかれずに、声をかけられて会議が中断してしまった」
といった問題が発生していました。

そこで、WEB会議中であることを分かりやすく知らせるサインを作成しました。
会議中は必ずこちらのサインを掲げることで、意識づけとお互いが配慮できるように工夫しています。


遠くからでもWEB会議中とわかる看板

■WEB会議に必要な備品の整備
WEB会議向けに作られたスペースであれば、音や照明などに関しては、適切な環境が用意されていると思います。一方、フリースペースや、当初は違う目的で使用されていたエリアの場合、より良い会議環境を社員の皆さんへ提供する為にも、備品やツールを用意すると良いでしょう。

・ヘッドセット
USB端子に直接つなぐタイプのヘッドセットを利用しています。無線タイプよりも音質の劣化が少なく、ノイズも入りにくいことがメリットです。一方、両耳をふさぐタイプのヘッドセットは、周囲の音が聞こえにくいためついつい自分の声が大きくなりがちです。片耳を外すなど、配慮も必要だと感じています。

・タスクライトとPCスタンド
当初は既設の照明のみで運用していましたが「モニターに映る自分の顔が暗い」という社員の声を反映し、タスクライトを追加購入しました。高さや照度を調整できるタイプを選定することで、あらゆる環境に対応できます。また、PCスタンドを活用い、自分の表情がより良く映る適切な位置に調整することも重要です。

・背景パネル
個別ブースの背面には、バーチャル背景と同じデザインのパネルを設置しています。バーチャル背景だと、環境によっては顔が消えたり、背景と同化してしまったりとなかなか思うような映りにならない時もありますので、弊社ではパネルも用意しています。

・身だしなみチェックの鏡
WEB会議時も、身だしなみチェックは重要です。個別ブースの入り口に鏡を設置して、開始前に確認できるようにしています。

まとめ

WEB会議をはじめとするオンラインコミュニケーションが当たり前になった昨今、皆さんの環境に合わせた工夫やアイデアを取り入れることで、働く環境をより良くアップデートしていきたいですね。
今回ご紹介した実践例は、実際に弊社のオフィスでご覧頂くことが可能です。
オフィスツアーは随時開催しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

新しいお客様との接点をつくり、USSファンを増やしたい

2015年に新卒採用で入社後、オフィス系営業として、民間企業のお客様を中心に大小様々な移転、リニューアルプロジェクト等を担当。
2020年より営業推進部へ異動。新規開拓営業ユニットの新人育成と、営業部門のサポート業務に携わる。
多くのお客様に当社のファンになって頂けるように、新人メンバーと共に日々情報提供活動を行っています。

長谷川 友香

ライター長谷川 友香

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