ノウハウKnow-how

私たちの働き方は大きく変化し、WEB会議が広く定着しつつあります。このような変化の中で、オフィスでは半個室やオープンスペースのWEB会議利用が増加しています。皆さんのオフィスでも、音漏れの少ない個室が埋まってしまい、ルールのないまま半個室やオープンスペースがWEB会議に利用されている様子を目にする機会が増えたのではないでしょうか？

個室が不足しているとはいえ、WEB会議用に新たに個室を増設することは難しいというお客様もいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、WEB会議の増加に伴い「今あるスペースを有効活用したい」「運用やルールの見直しを検討したい」といった方に向け、当社で実践している工夫についてご紹介いたします。

1. オフィススペースを有効活用する工夫

1-1. WEBブース・エリアの新設

当社のオフィスには、元々会議室が４部屋（大×１、小×３）ありましたが、WEB会議を行う社員が増えたことでWEB会議を実施出来るセミオープンなエリアを新設しました。
天井まで仕切られた個室を増やすことはスペースとコスト的にも難しかったため、吸音効果のあるローパーティションで区切った個別ブースや、複数人でミーティング出来るファミレスブース席を設けるなど、目的や人数に合わせて選択できるような設えを整備しました。

個人的にはゆったりとリラックスして座ることができる、ファミレス席がお気に入りです。

ほどよくこもり感のある打ち合わせスペース（ファミレス席）

個別ブースは、元々倉庫だった場所をリニューアルしました。書庫や倉庫などはペーパーレスや断捨離を推進することで、いま必要なスペースとして有効活用することができます。

元倉庫を活用したWEB会議ブース

また、対面の打合せや休憩スペースとして使用していたフリースペースも、WEB会議使用可とすることで「会議室が空いてないから打合せが出来ない」といった問題の緩和に繋がりました。

1-2. 自席・フリースペースの活用

とはいえ、費用的・スペース的に専用のエリアを新たに作ることも難しいというお客様もいらっしゃるかと思います。そういった際は、自席やフリースペースでの卓上型吸音パネルの活用をおすすめします。当社では、吸音材を使用したブーススタンドを用意しており、フリースペースでWEB会議に参加したい時に使用しています。折りたたむことでコンパクトに収納、持ち運びも出来るため、省スペースで活用することができます。

持ち運び可能な簡易パネル

2. 運用・ルールの工夫

2-1. WEB会議中の配慮を促すサイン

オープンなスペースでWEB会議へ参加する際に、
「オフィス内の話し声や、隣の席で行なっているミーティングの音を拾ってしまった」
「ミーティング中と気づかれずに、声をかけられて会議が中断してしまった」
といった問題が発生することはありませんか？

当社では、WEB会議中であることを分かりやすく知らせるサインを作成しました。
会議中はこちらのサインを掲げることで、お互いが配慮できるように工夫しています。

遠くからでもWEB会議中とわかる看板

2-2. WEB会議に必要な備品の整備

WEB会議用に作られたスペースであれば、音や照明などに関して、適切な環境が用意されていると思います。一方、フリースペースや当初は違う目的で使用されていたエリアの場合、より良い会議環境を社員の皆さんへ提供する為にも、備品やツールを用意すると良いでしょう。

ヘッドセット
USB端子に直接つなぐタイプのヘッドセットを利用しています。無線タイプよりも音質の劣化が少なく、ノイズも入りにくいことがメリットです。一方、両耳をふさぐタイプのヘッドセットは、周囲の音が聞こえにくいためついつい自分の声が大きくなりがちです。片耳を外すなどの配慮も必要だと感じています。

タスクライトとPCスタンド
当初は既設の照明のみで運用していましたが「モニターに映る自分の顔が暗い」という社員の声を反映し、タスクライトを追加しました。高さや照度を調整できるタイプを選定することで、あらゆる環境に対応できます。また、PCスタンドを活用し、自分の表情がより良く映る適切な位置に調整することも重要です

背景パネル
個別ブースの背面には、バーチャル背景と同じデザインのパネルを設置しています。バーチャル背景だと、環境によっては顔が消えたり、背景と同化してしまったりと思うような映りにならない時があるため、パネルも用意しました。

身だしなみチェックの鏡
WEB会議時も、身だしなみチェックは重要です。個別ブースの入り口に鏡を設置して、開始前に確認できるようにしています。

3. まとめ

WEB会議をはじめとするオンラインコミュニケーションが当たり前になった昨今、皆さんの環境に合わせた工夫を取り入れることで、働く環境をより良くアップデートしていきたいですね。

今回ご紹介した実践例は、実際に当社のオフィスでご覧頂くことが可能です。
オフィスツアーは随時開催しておりますので、お気軽にお問い合わせください。