ノウハウKnow-how

COVID‑19の蔓延により、急速に広まったリモートワーク。
2020年のピーク時には、リモートワークの環境整備が追い付かず、自宅待機を余儀なくされた人も多かったのではないでしょうか。
次第にリモートワークの環境・制度などが整ったことで、WEB会議やチャット活用が当たり前になり、昨今ではオンラインとオフラインの融合「ハイブリッド型」で勤務する方々も増加傾向にあります。（出典：slack）

今回は、“出社している人も・リモートワークの人も“ 快適な環境で会議が進められる、「会議室の工夫」をご紹介いたします。
会議室の使用率が戻りつつある今、”会議室 対 個人“の会議を快適に、臨場感のあるものにしてみませんか？

ご紹介するものは、すべて弊社で実践している内容です。
ご関心のある取り組みについては、こちらからお気軽にご相談ください！

※一部商品はご提案できない場合がございます。

1. 会議室予約のコツ「Smart Rooms」

貴社の会議室は何部屋ありますか？そして、その予約はどのように管理されていますか？
Excel管理、ホワイトボード記入…出社しなければ予約できないというストレスは計り知れませんし、予定がキャンセルになったときに会議室予約もキャンセルされていないと、カラ予約(*1)ばかりでいくつ会議室があっても足りません。

弊社では会議室予約システム「Smart Rooms」を使用し、予約・キャンセルが瞬時に行えます。
グループウェアと連携させれば、メンバーの会議予定と一緒に会議室を押さえることも可能ですし、予定を消せば自動的に会議室はリリースされます。

（出典：㈱内田洋行HP）

便利なのは予約だけではありません。
予定が変わったけれどキャンセルを忘れてしまった！という場合でも、入室記録(*2)がなければ設定時間に応じて自動でリリースされます。
これで会議室のカラ予約は防げますね。　

*1:予約された会議室が実際は使用されていないこと。
*2:入室時に、専用端末で行う入室打刻のこと。詳細はお問い合わせください。

2. 会議室の声を鮮明に届ける、最新マイクスピーカー
「Nureva HDL300」

WEB会議が広まり始めた頃は、慣れないWEB会議ツールの使い方に苦戦し、コミュニケーションの取りづらさに煩わしさを感じていたと思います。
慣れてくると、「声が聞こえづらい」「臨場感がなくて眠くなる」など、また違った点が気になり始めたのではないでしょうか。
特に“会議室 対 個人”の会議では、部屋の隅にいる人の声は聞きとりづらく、声以外のノイズばかり拾ってしまうこともしばしば。芯のない声は聞いているだけで眠くなりますよね。

ところで、マイクには3種類あるのをご存知でしょうか？

（画像出典：Nureva HP）

今回ご紹介するのは、一つのマイクスピーカーで部屋の全範囲を集音できる「マイクロフォンミスト」です。
特許技術で数千もの仮想マイクを展開し、どこで発言しても欠損のない理想的な音声収録を可能にします。
プレゼンや商談・動画作成など、会議以外でも大活躍間違いなしです。

（出典：Nureva HP）

ウチダシステムズ（東京本社）でマイクロフォンミストを体感！

3. 1クリックでPC画面を投影「ClickShare」

せっかく集まれる機会が増えても、PC画面を投影するたびに有線(LAN/HDMIなど)の抜き差しをしていてはスムーズな会議運営はできません。
ソーシャルディスタンスも確保したいとなれば、会議中の接近や手渡しも避けたいところです。

PC画面を1クリックで投影できるとしたらどうでしょうか。
1本の線を回していくよりも効率的で、レイアウト変更にもフレキシブルに対応できます。
PCに挿したボタンをクリックするだけで、PC画面を投影できます。（ボタンと親機の無線接続による）

（出典：㈱内田洋行HP）

アプリをインストールすれば、スマホやタブレットにも対応しています。

貴社の環境に合わせた機種をご提案いたします。ご相談ください！

4.オンラインホワイトボードを活用する「Miro」

WEB会議で繋いでいるのに、メモを会議室のホワイトボードに書いた経験はありませんか？
リモート参加の人にとっては、見えないというストレスや疎外感を増大させることにつながります。
弊社でも利用し始めて間もないツールですが、オンラインホワイトボード「Miro」なら、ブラウザ上で付箋を貼ったりメモを書けるので、リアルタイムで遠隔共有ができます。

（出典：Miro HP）

付箋を使いたいブレストミーティングや、意見集束の場でも活用できます。
慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、一部機能は無料で試せるので使ってみてはいかがでしょうか。
※弊社からのご紹介が出来かねます。予めご了承ください。

5. （おまけ）会議前のプチ準備　「はかどる会議シート」

会議を始める前に決めておきたいことがあります。
それは、「TIME」「GOAL」「RULE」の3つ。

●TIME（時間）
会議の時間を再確認します。10時～11時の1時間であれば、始めに共有しておく。そうすることで終了時間を意識でき、ダラダラと終わらない会議を続けてしまうことを防ぎます。

●GOAL（目標）
その日の会議のゴールを決めます。予算を決める、コンセプトを決めるなど、目標がはっきりしていることで効率的な会議体となります。

●RULE（ルール）
会議中のルールを決めておきましょう。「一人1案は出す」でもいいですし、「他人の意見は否定しない」など、心理的安全性を保った会議を開催したいものです。

以上の3つを決めてから、会議を始めるだけで進行具合が見違えるように良くなるケースもあります。
そして、最初の準備をサポートする「はかどる会議シート」の使用も検討してみてください。

ホワイトボードに貼って置くだけで、毎回の会議が“はかどる”ことをサポートします。
※1セット2,500円（税別）にて販売中！

購入をご希望の方は、担当営業へのご連絡 または以下よりご連絡くださいませ。

まとめ

働き方も、会議の仕方も変わった昨今。
貴社ならではのストレスフリーな環境を作り上げる一助となれば幸いです。
ウチダシステムズでは、上記製品のご提案だけでなく貴社の環境や働き方に合わせた使い方・運用のご提案も行っております。
お気軽にご相談くださいませ。