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2022年2月21日 オフィスで活用中!フリーアドレスの失敗を防ぐ便利グッズ榎並 志織

オフィス環境


 
フリーアドレスは、1980年代後半に清水建設の技術研究所で初めて導入されて以来、「働き方改革」や「コロナ禍」に関連して注目を浴びてきました。しかし、そんなフリーアドレスの導入に失敗してしまうケースも少なくはありません。本ノウハウでは導入をご検討中の方や、より快適にしたい、とお悩みの方に向けて、フリーアドレスで役立つ便利グッズをご紹介します。
 
【目次】
1.フリーアドレスの失敗を防ぐ便利グッズ
2. 失敗例その① 雑談が増えてしまい仕事効率が低下…
 2-1.解決策1:移動型または卓上型パーティション
 2-2.解決策2:仕切り代わりになるグッズ
3.失敗例その② 荷物の持ち運びに困り忘れ物も増加…
 3-1.解決策1:モバイルバック
 3-2.解決策2:PC充電用軽量アダプタ
 3-3.解決策3:バッグハンガー
 3-4.解決策4:忘れ物ボックス
4.失敗例その③ 在席確認がしづらく仕事に支障…
 4-1.解決策:簡単!在席表示マグネット
5.まとめ

1.フリーアドレスの失敗を防ぐ便利グッズ


座席を固定せずフレキシブルな働き方を叶えるフリーアドレスは、テレワークが普及したコロナ禍において再注目されており、経験者は2割に達し、認知率は8割に上っています。(出典:株式会社アスマーク「フリーアドレス意識調査」)

しかし、導入企業の増加に比例しフリーアドレスに失敗してしまう事例も増えつつあります。フリーアドレスの導入を成功させるには、効率的なレイアウトはもちろんのこと、日々活用するグッズが大きな鍵となることがあります。そこで見落としがちではあるものの、フリーアドレスの失敗を防ぐ助けとなる便利グッズを、具体的な失敗例を挙げながらご紹介します。

2.失敗例その① 雑談が増えてしまい仕事効率が低下…


社員同士のコミュニケーション活性化が目的のひとつに挙げられることの多いフリーアドレスですが、雑談があまりに増えると仕事効率が落ちてしまう場合があります。また、オープンな空間での作業は、集中力を保つことが難しくなるようです。
 

2-1.解決策1:移動型または卓上型パーティション

移動型、卓上型パーティションは周囲の環境による集中力の低下防止に役立てることができます。折りたたむことができるタイプであれば、収納にも場所を取りません。集中したい時やWEB会議時に使用するという運用を決めておけば、作業中に周りの人に声を掛けられる心配も減るのではないでしょうか。

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WEB会議などで集中を促す工夫は下記ノウハウをご参考ください。
『働く環境 ~WEB会議の工夫~』
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2-2.解決策2:仕切り代わりになるグッズ

仕切り代わりとしてキャリーボックスを使用することもできます。集中したいときにデスク上に置くことで隣席との簡易的な仕切りになります。仕切りがあれば、距離が近くてもパーソナルスペースを維持しやすく集中して仕事に取り組むことができますね。

3.失敗例その② 荷物の持ち運びに困り忘れ物も増加…


各自がデスクを持つ従来のオフィスであれば、荷物はデスク周りで保管をすることができますが、フリーアドレスでは決まったデスクがないため、毎回必要な書類や道具を持ち運ぶ必要があります。手間がかかるだけでなく紛失にも繋がりやすくなります。
 

3-1.解決策1:モバイルバック

モバイルバックに必要な書類や文具をまとめれば、移動時の荷物はこのモバイルバックとPCだけで済ませることができます。ショルダータイプを選べば、両手を塞がずに楽に持ち運べますよ。棚やキャビネットにもそのまま収納可能なサイズに設計されていますので、フリーアドレスには欠かせない必需品です。

 

3-2.解決策2:PC充電用軽量アダプタ

フリーアドレスでは荷物の軽量化が社員のストレス軽減に直結します。中でも、ノートPCに付属しているACアダプタは重くて、お困りの方も多いのではないでしょうか。ACアダプタの変更だけでも満足度が向上します。

 

3-3.解決策3:バッグハンガー

バッグをチェアに置くと席を占領してしまいますし、かといって床に置いて汚れが付くことも避けたいのではないでしょうか。バッグハンガーを携帯すれば、デスクやチェアに引っ掛けて管理することができます。

  

3-4.解決策4:忘れ物ボックス

フリーアドレスでは忘れ物が発生しやすくなります。忘れ物ボックスを設置して運用ルールを設定すれば、忘れ物の管理とともに注意喚起が可能です。当社もフリーアドレスに慣れるまで忘れ物が多発しました。忘れ物ボックスを設置した際「1週間で引き取り手がない場合廃棄」という運用ルールを設けたことで、忘れ物を減らす意識付けに繋げています。

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フリーアドレスでの荷物管理には収納術も欠かせません。下記もご参考ください。
『かしこいフリーアドレス収納術!-ウチダシステムズの取組み紹介-』
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4.失敗例その③ 在席確認がしづらく仕事に支障…


自席を持たないフリーアドレスでは、在席確認がしづらくなるというデメリットがあります。特に社内で問い合わせの多いマネージャーの方は気を遣って、席が固定化してしまう、なんてこともあるのではないでしょうか。
 

4-1.解決策:簡単!在席表示マグネット

当社では、以前よりグループウェアで確認ができるようにしていましたが、電話応対など即座に確認がしたいときのワンアクションを省くため、アナログ的にも在席表示をするようになりました。裏表をひっくり返すことで、在・不在を表しており、詳細はデジタルツールで確認する、という運用がおすすめです。


ウチダシステムズ大阪支社では社員の写真も利用して、分かりやすく表示しています。また、在席確認だけではなく、外出時や帰社時にこちらへ立ち寄る必要があることから、周囲の人との「いってきます」や「いってらっしゃい」などの挨拶促進にも繋げることができています。
 

5.まとめ

フリーアドレスの失敗例と解決策として活用できる便利グッズをご紹介しました。フリーアドレスは大きな効果を得ることができますが、そんなフリーアドレスの効果を最大限に引き出すためには、導入後もより良い形に更新し続けることが大切です。

今回はアスクルで購入可能な商品も多く含んでおります。
当社はアスクルの正規エージェント(販売代理店)ですので、ご購入希望の方はお気軽にご相談ください。

また、ご紹介した商品には実際に当社で使用しているものもございます。
ウチダシステムズのオフィス見学はいつでも可能です。ご興味のある方はぜひお申し込みください。
※オンラインオフィスツアーも対応可能です!

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

場づくりから働きがい、学びがい、生きがいのお手伝いを

2017年入社。法人営業を経て、2021年より営業企画推進担当に着任。Webマーケティングやイベントの企画運営、法人営業部のサポート業務に携わる。お客様の働く、学ぶ、生きるを楽しく豊かにする!ためのお手伝いができることを願って、場づくりのお役立ち情報をお届けします。

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